Liedon 4H-yhdistyksen työntekijät ja harjoittelijat
TIETOSUOJASELOSTE
Pvm: 24.5.2018
Viite: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)
Rekisterinpitäjä
Nimi: Liedon 4H-yhdistys ry
Osoite: Kievarintie 3, 21420 LIETO
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Nimi: toiminnanjohtaja Taina Päätalo
Osoite: Kievarintie 3, 21420 LIETO
Sähköposti: lieto@4h.fi
Puhelin: 050 352 1968
Rekisterin nimi
Liedon 4H-yhdistyksen työntekijät ja harjoittelijat
Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus
Liedon 4H-yhdistyksiin työsuhteessa tai harjoittelusuhteessa olevat henkilöt, joiden henkilötiedot kerätään niiltä osin, kun ne ovat tarpeellisia työsuhteen solmimiseksi tai harjoittelun toteuttamiseksi. Henkilötietoja kerätään työsuhteen solmimiseksi ja tilastoimiseksi sekä toiminnasta tiedottamiseen.
Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:
- Työntekijän nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite ja pankkiyhteystiedot.
- Mahdolliset sairaudet tai allergiat, jos ne tulee ottaa huomioon toimintaa järjestettäessä. Rekisteri sisältää myös mahdolliset sairaustodistukset.
- Harjoittelijoiden osalta kerätään myös opintoja koskevia tietoja.
- Alaikäisten henkilöiden osalta myös huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Rekisteri sisältää seuraavat rekisteröityjen ryhmät:
- Leirinohjaajat
- Kerhonohjaajat
- Kurssikouluttajat
- Työpalvelutoiminnassa työskentelevät henkilöt
- Muut satunnaisia työtehtäviä tekevät henkilöt
- Harjoittelijat, työkokeilijat, edelleensijoitetut työntekijät, projektityöntekijät
Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet
Palkanmaksuun ja työsuhteeseen kytkeytyvien henkilötietojen osalta tiedot säilytetään 10
vuoden ajan työsuhteen päättymisestä (perusteena rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite). Muut mahdolliset tiedot hävitetään viimeistään 1 kalenterivuoden päästä työsuhteen tai
harjoittelusuhteen päättymisen jälkeen (perusteena rekisterinpitäjän oikeutettu etu).
Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)
Työsopimustiedot tallennetaan sähköiseen taloushallintajärjestelmään (Lemonsoft). Alkuperäiset työsopimukset sekä harjoittelijoita koskevat tiedot säilytetään mapeissa
lukituissa kaapeissa. Tietoja tallennetaan toimihenkilön tietokoneiden kovalevylle.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Poikkeuksena on sellainen toiminta, joka
lähtökohtaisesti järjestetään yhteistyössä toisen tai useamman osapuolen kanssa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ja/tai
käytetyt palveluntarjoajat kuuluvat Privacy Shields –yritysten listaan.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä
muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan
rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu.
Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot
oikaistaan.
Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu
asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.
Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot
poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan
suostumukseen.
Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen
peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus
edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä
koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.